Znak sprawy IT.271.1.2025.MZ

Zapytanie ofertowe
Postępowanie prowadzone w oparciu o wewnętrzną procedurę zamawiającego
o wartości nieprzekraczającej 130 000,00 zł

I. Zamawiający: Urząd Gminy Raszyn
Adres do korespondencji: ul. Szkolna 2a, 05-090 Raszyn, tel. 22 701-77-07, e-mail. ratusz@raszyn.pl
Zaprasza do złożenia ofert cenowych na:

„Zakup sprzętu informatycznego wraz z oprogramowaniem na potrzeby Urzędu Gminy Raszyn”

II. Opis przedmiotu zamówienia
1. Szczegółowe wymagania techniczne zawiera załącznik nr 1 do wzoru umowy.
2. Wymagania w zakresie gwarancji i serwisu zawiera załącznik nr 2 do wzoru umowy.
3. Wzór umowy stanowi załącznik do niniejszego zapytania ofertowego.
4. Przedmiot zamówienia opisany został wg. następujących kodów CPV – 30200000-1, 48000000-8
5. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.

III. Warunki udziału w zamówieniu:
1. O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności.
2. Dokumenty, jakie Wykonawca powinien załączyć do oferty:
2.1 Zamawiający wymaga, aby każda oferta zawierała minimum następujące dokumenty:
2.1.1 wypełniony i podpisany przez Wykonawcę formularz cenowo-ofertowy – wg. załączonego wzoru formularza ofertowego;

IV. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz
przekazywania oświadczeń i dokumentów.
Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy mogą przekazywać pisemnie lub drogą elektroniczną.

V. Osoby po stronie Zamawiającego uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami
1. Osobą uprawnioną do kontaktowania się z Wykonawcami i udzielania wyjaśnień dotyczących postępowania są:
Marcin Ziętara – nr tel. (22) 701 77 15 / e-mail: informatyka@raszyn.pl
Maciej Parda – nr tel. (22) 701 77 07 / e-mail: informatyka@raszyn.pl
Paweł Niemiro – nr tel. (22) 701 77 17 / e-mail: informatyka@raszyn.pl
2. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie istotnych warunków udzielenia zamówienia w godzinach pracy urzędu tj.: w poniedziałki 8:00-18:00, we wtorki, środy, czwartki 8:00-16:00, w piątki 8:00-14:00.

VI. Opis sposobu obliczania ceny
1. Na załączonym formularzu cenowo-ofertowym, należy przedstawić cenę ofertową brutto
za wykonanie / udzielenie przedmiotu zamówienia.
2. Wartość cenową należy podać w złotych polskich cyfrą – z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku oraz słownie.
3. Cena powinna zawierać wszelkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia.
4. Wszelkie rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą odbywać się będą w złotych polskich.

VII. Kryteria oceny ofert
Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami przy wyborze oferty:
Cena – 100%

VIII. Sposób przygotowania oferty.
1. Zamawiający zaleca, aby ofertę sporządzić w z wykorzystaniem formularza, którego wzór stanowi załącznik nr 3 - Formularz cenowo – ofertowy.
2. Ofertę należy złożyć w terminie wyznaczonym poniżej. Oferta otrzymana przez Zamawiającego po terminie składnia ofert zostanie zwrócona Wykonawcy bez otwierania.
3. Oferta winna być sporządzona w języku polskim i podpisana przez osobę/y uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy, wg. dokumentów rejestrowych lub właściwego pełnomocnictwa.
4. Wykonawca powinien również załączyć odpowiednie pełnomocnictwa w oryginale lub kopii notarialnie poświadczonej, jeśli w imieniu wykonawcy ofertę lub dokumenty złożone wraz z ofertą podpisuje pełnomocnik. W przypadku złożenia oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie właściwe dokumenty złożyć musi każdy z nich.
5. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
6. Zamawiający odrzuci oferty, które:
a) nie spełniają wymagań określonych w niniejszym zapytaniu, w szczególności Wykonawca nie przedstawi wraz z ofertą wymaganych dokumentów lub przedstawi dokumenty zawierające błędy i nie uzupełni dokumentów w przypadku wezwania przez Zamawiającego do uzupełnienia;
b) są niezgodne z przepisami prawa;
c) Wykonawca w wyznaczonym terminie nie wyjaśnił treści oferty lub z treści oferty i wyjaśnień Wykonawcy wynika, iż Wykonawca lub jego oferta nie spełnia wymagań określonych w zapytaniu ofertowym;
d) zawierają rażąco niską cenę.
7. Zamawiający uprawniony jest do wyjaśnienia oferty oraz złożonych z nią dokumentów, a także do wezwania Wykonawcy do uzupełnienia wymaganych dokumentów.
8. Postanowienia dotyczące wykonawcy stosuje się odpowiednio do wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.
9. Zamawiający uprawniony jest do poprawienia w ofercie oczywistych omyłek rachunkowych lub pisarskich.

IX. Miejsce składania ofert
Ofertę cenową należy:
- złożyć w siedzibie Zamawiającego : ul. Szkolna 2A, 05-090 Raszyn w zamkniętej kopercie
z dopiskiem „Zakup sprzętu informatycznego wraz z oprogramowaniem na potrzeby Urzędu Gminy Raszyn” NIE OTWIERAĆ PRZED 07.04.2025 r. do godz. 10:00
lub
- przesłać drogą elektroniczną (w pliku zakodowanym hasłem), na adres e-mail informatyka@raszyn.pl do dnia 07.04.2025 r. do godz. 10:00.
Hasło do otwarcia pliku przesłanego drogą elektroniczną należy przesłać na maila informatyka@raszyn.pl dnia 07.04.2025 r. po godz. 10:00 do maksymalnie godz. 10:15 (wyznaczonej na składanie ofert) .
lub
- przez ePUAP - w pliku zakodowanym hasłem - za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej ePUAP: /y2m823fydf/skrytka - oferty podpisane za pomocą Profilu zaufanego lub podpisem kwalifikowanym (elektronicznym); do dnia 07.04.2025 r. do godz. 10:00
Hasło do otwarcia pliku przesłanego drogą elektroniczną należy przesłać na maila informatyka@raszyn.pl dnia 07.04.2025 r. po godz. 10:00 do maksymalnie godz. 10:15 (wyznaczonej na składanie ofert) .
Liczy się data i godzina wpływu ofert do Urzędu Gminy. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

X. Termin związania ofertą
Wykonawca związany jest ofertą 30 dni, licząc od upływu terminu składnia ofert, przy czym bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składnia ofert.

XI. Informacje o formalnościach
1. Po wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający zawiadomi wszystkich Wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia o wyniku postępowania.
2. Zamawiający zawrze umowę z wybranym Wykonawcą po przekazaniu zawiadomienia o wyborze Wykonawcy, ale nie później niż w terminie związania ofertą.
3. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
4. Do prowadzonego postępowania nie przysługują Wykonawcom środki ochrony prawnej określone w przepisach Ustawy Prawo zamówień publicznych tj. odwołanie, skarga.
5. Niniejsze postępowania prowadzone jest na zasadach opartych na wewnętrznych uregulowaniach organizacyjnych Zamawiającego. Nie mają w tym przypadku zastosowania przepisy Ustawy Prawo zamówień publicznych.

XII. Klauzula informacyjna.
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE: administratorem danych osobowych (dalej: „Administrator”) jest Gmina Raszyn z siedzibą w Raszynie, Szkolna 2a, 05-090 Raszyn, reprezentowana przez Wójta Gminy Raszyn, e-mail: ratusz@raszyn.pl , tel. 22 7017777. Dane osobowe zawarte w ofertach są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w oparciu o następujące przepisy prawa: ustawa z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych, rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Celem przetwarzania danych osobowych jest prowadzenie w imieniu własnym postępowań o udzielenie zamówień publicznych. Przetwarzanie danych osobowych na potrzeby ww. postępowań mieści się w zakresie obowiązków ustawowych Urzędu Gminy jako zamawiającego w rozumieniu art. 4 ust. 1 ustawy PZP. Przetwarzanie tych danych jest niezbędne, aby Urząd Gminy mógł prawidłowo wypełniać nałożone na nie obowiązki. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wglądu w swoje dane, prawo ich uzupełniania i poprawiania. Skorzystanie przez osobę, której dane osobowe dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia swoich danych, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą Prawo zamówień publicznych. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania i ochrony danych osobowych w powyższym celu dostępne są na BIP Urzędu w zakładce Przetwarzanie danych osobowych.

Ponadto, Urząd Gminy Raszyn wdrożył wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Szczegółowe informacje oraz procedura dostępne są na BIP Urzędu w zakładce Prawo lokalne, Zarządzenia Wójta – Zarządzenie nr 169/2024 z dnia 25.09.2024 r.

XIII. Pozostałe informacje i pouczenia
1. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia niniejszego postępowania bez podania przyczyn na każdym etapie postępowania i bez ponoszenia jakichkolwiek skutków prawnych i finansowych z tego tytułu.
2. W przypadku, gdy wybrany wykonawca uchyli się od podpisania umowy z zamawiającym, zamawiający jest uprawniony do podpisania umowy z kolejnym wykonawcą, który w postępowaniu uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów.
3. Po wyborze, Zamawiający zamieści informację na swojej stronie internetowej www.bip.raszyn.pl o wyborze najkorzystniejszej oferty.
4. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany postanowień zapytania ofertowego przed upływem terminu do składnia ofert
5. W celu uniknięcia konfliktu interesów niniejsze zamówienie zostanie udzielone przez Zamawiającego podmiotom, nie będącym podmiotem powiązanym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej
b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Załączniki:
1. Formularz ofertowo-cenowy
2. Projektowane postanowienia umowy